为了进一步规范机构对行政费用及其他费用报销的管理,现根据《广东省绿芽乡村妇女发展基金会财务管理制度》及《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》等相关制度,结合实际工作需要,特制定本规定。

  一、报销的时间规定:

  1、费用报销时间:所有费用一律以取得相应发票,并在发票开具日期一个月内办理完报销手续(以出纳付款时间为准),且年底费用不得跨月报销。

  二、报销单的填写规定:

  1、费用报销应填写《费用报销单》;

  2、《费用报销单》上必须注明附凭证有多少单;

  3、在《费用报销单》 后附件、发票每一张的背面(附件、发票张数较少时)注明费用发生人或经办人的姓名或齐缝(附件、发票张数较多时)注明费用发生人或经办人姓名;

  4、 报销单上备注应根据费用承担的项目简称、活动名称及预算代码编号填写。

  三、发票的取得规定:

  1、费用的发生应以业务必须发生(即为生产销售服务)为原则,取得发票必须以及时、合法为原则;

  2、发票必须以基金会全称开具发票(除定额发票外),不得开具简称“绿芽”或其他台头。

  四、费用报销单的明细单或附件:

  1、在酒店举办会议或培训报销食宿费、会议室租金:需要在发票后附酒店提供的结算明细清单;

  2、报销餐费:需要说明用餐日期、用餐人、报销理由;

  3、访点或考察报销租车费:需要在发票后注明用车期间、用车人、目的地、用车目的、租车单价等信息;

  4、市内交通费报销:需要在车票上注明日期、用车人、用车目的、起止地点等信息;推荐使用公交和地铁等公共交通工具,如因晚上加班、陪同客人前往会场或其他活动场所、携带重要或难以携带物品(如大额现金、大的设备等情况)以及其他特殊情况可选用出租车;

  5、差旅费的原始凭证为飞机票、火车票、住宿费、出差地交通费等,机场建设费、人身保险费用一并汇总入飞机票金额中,出差时往返飞机场的市内交通费应填写进差旅费报销单;

  6、报销必要的办公用品、文具及书籍:需要在发票后附超市小票或明细清单;

  7、报销打印费或复印费:需要在发票后附打印或复印资料的名称、数量、单价等信息。

  五、报销单原始凭证的粘贴规范

  1、报销单/支付单附件的粘贴应以报销单的长和宽为标准。过长过宽的附件应进行纵向和横向的折叠。

  2、各种不能直接粘贴的原始凭证,如汽车票、出租车票、停车费等,都应整齐并均匀地粘贴于与报销单大小相同的粘贴纸内,不得超出。粘贴时应横向进行,从右至左,粘在原始凭证的左边,逐张左移,后一张右边压住前一张的左边,每张附件只贴左边的0.6-1CM长,粘牢即可。(若车票数量较少,则只须均匀的粘在报销单后)。不得以订书针装订原始凭证。

  六、备用金的清零规定

  1、月度借款需次月归还。

  2、年底所有备用金事项必须清零,未清理完毕者,从当月起直接扣发经办人工资奖金,直至偿付完毕。

 

  广东省绿芽乡村妇女发展基金会