一、总 则

  1. 广东省绿芽乡村妇女发展基金会(简称“基金会”)的财务工作,应严格遵守国家有关法律、法规并做到诚信、透明。

  2. 基金会财务人员必须本着节约、合理、高效的原则,以客观、公开、公正的态度,如实、全面、及时地反映绿芽基金会财务收支状况。

  3. 基金会财务人员向秘书长负责,秘书长向理事长负责。

  4. 基金会财务人员由一名会计和一名出纳构成,各负其责。财务负责人员的聘任和解聘由秘书长提议,并由理事会决定。

  5. 基金会财务人员有责任客观地向理事会、监事会、秘书长报告基金会财务收支状况,并综合考虑各方面因素对基金会可能造成的影响,为预算决策提供建议。

  6. 本着对所有捐赠人负责的原则,基金会的财务工作有义务接受相关方监督并接受社会有资质机构的审计。

  7. 所有财务记账凭证、账簿、财务报表及财务报告均以人民币为记账币种,向国外捐赠方提交的预算报告或财务报告可用对方要求的币种,以编制报告当日的银行外汇牌价再另行编制一份外币预算报告或财务报告。

  8. 以公历1月1日至12月31日为一个会计年度。

  9. 基金会财务工作的最后责任由理事长承担。

二、财务人员

  基金会财务人员包括会计和出纳,可兼职,但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。凡是涉及款项和财物收付、结算和登记等任何一项工作时,必须有两人或两人以上分工办理。

  会计及出纳的岗位职责:

  1.会计岗位

  根据会计准则的要求,结合基金会会计核算的特点,设置会计科目。

  对以下会计事项进行核算:款项的收付、财物的增减、债权与债务的发生与结算、资本的增减、费用的支出、由上述各种变化引起的财务成果。

  审核原始凭证。

  编制记账凭证并登记账簿,做到:帐实相符;帐帐相符;帐表相符。

  按时编制会计报表并及时报税。

  根据捐赠人的要求编制相应的财务报告。

  根据理事会的要求,向理事会作出财务报告并汇报相关事宜。

  负责会计档案及资料的保管。

  2.出纳岗位

  负责货币资金的收入、支出及保管工作,确保货币资金的安全完整。

  负责清算与货币有关的各项收、支及差旅费、项目借款的报销。

  及时登记现金及银行存款日记账,做到日清日结。

  按期与会计对帐,并对货币进行每月盘点,做到帐帐相符,帐实相符。

  按时编制“银行存款余额调节表”。

  如有未达数据,当月填制未达帐调节表。

  如出纳同时经手零星现金收入(绿芽之友会费、售书、小额捐赠等),必需向付款人开出三联收据,会计对收据与现金进行核对,经其签字认可后记入现金账。

三、预算管理

  1. 基金会通过编制预算、严格执行预算和预算监督的方式处理基金会的财务支出和财务成本控制。

  2. 基金会编制的预算分为年度预算和项目专项预算。

  3. 基金会的年度预算编制期间为每年1月1日至12月31日。

  4. 年度预算编制方式:

  1) 每年10月30日前,基金会秘书长在向理事会提交下一年度工作计划草案的同时,向理事会提交下一年度财务预算框架。

  2) 基金会理事会于每年12月30日前,召开基金会理事会会议讨论、修改并通过基金会年度预算。

  3) 经批复后的基金会年度预算由秘书长及财务部保存。

  5. 基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金会余额的8%。

  6. 按照基金会管理条例,机构行政费用不得超过10%。

  7. 财务人员要严格根据理事会批准的年度预算和项目专项预算,审批基金会的各项财务支出。

  8. 基金会秘书长将通过财务报告和审计方式监督年度预算和项目专项预算的执行。

四、资金管理

  资金管理应当保证资金的安全性、合理性和资金使用情况的可复核性并做到专款专用,尊重捐赠人的意愿。

  1.资金来源

  1)发起人的自愿捐赠;

  2)特定捐赠人的自愿捐赠;

  3)开展章程规定的活动或服务,按照国家有关规定所取得的合法收入;

  4)社会捐赠及赞助;

  5)受资助的项目收入;

  6)利息及股息等投资收益。

  现金收入必须交给出纳,出纳收到现金收入时,应根据收入来源向付款人开具财政厅监制的《公益事业捐赠专用收据》,客户联交给付款人,记账联交给会计记账。

  付款人取得捐赠专用收据应在收据登记薄上登记;捐赠专用收据由出纳保管,收据登记薄由会计保管。

  捐赠专用收据应当由出纳开出、签字并加盖公章;捐赠专用收据开出应当规范、完整、准确,应注明收到款项的方式等。

  所有开出的捐赠专用收据都应付上相关捐赠协议。

  已开出收据的记帐联应及时完整地交会计入账。一本收据用完,应将其存根联及时交会计登记。

  会计应当依据收据及时准确入账,并记录收入的类型和具体来源。

  2.费用报销程序:

  1)各费用经手人在所要报销的单据上签名,并填写费用报销单,费用报销单与原始凭据及相关原始凭据之间内容应当相互一致,金额应当计算准确。

  2)项目费用支出,项目负责人要在报销单上签名;

  3) 会计复核并签名;

  4) 预算内的行政费用和项目费用由秘书长审核并签名;

  5) 报销人凭签字完全的报销单到出纳处领款或报销。

  6)如财务人员发现支出报销的原始凭证、报销金额等不符合组织制度规定的,可以提请相关负责人重新审核。

  3.费用报销

  1)所有原始报销凭证均须以“广东省绿芽乡村妇女发展基金会”作发票抬头,有收款单位签章,时间明确,金额清晰。

  2)招待费、会议费及劳务费的发票或收据需注明所属部门、项目、原因及参加人员(人数)或单位。

  3)购买的办公用品、固定资产、书籍、音像资料及印制宣传册、建设网站等,如有明细单据,需在发票后附明细单,由保管人签收。购买3000元以上高价值商品或购买大量低价值商品时,需征集至少三家供应商的书面报价,在权衡质量、性能、价格、售后服务等因素后再决定购买。报价资料应与购货发票共同保存。

  4)用现金支付的顾问费、劳务费等,应由本人签字领取、填写上身份证号码,并经相关负责人批准方可报销。

  5)差旅费报销应严格按差旅费管理办法(另行制定)执行并需分别列出住宿费、餐费、市内交通费、往返路费等,超过规定标准部分由个人自己负担。

  6)报销出租车费按照以下标准,实报实销:

  •因加班晚上9点以后下班所乘坐的出租车费用;

  •陪同客人前往会场或其他活动场所;

  •携带重要或难以携带物品(如大额现金、大的设备等);

  •其他紧急情况且经由秘书长或项目负责人同意的(但需在车票上注明事由和目的地)。

  7)单笔支出(非个人性报销)大于3000元的必须通过银行转账进行,特殊情况需经秘书长特批。

  8)所有报销原始凭证必须是国家税务认可的发票,由报销申请人按规定粘贴后签字,经审批人签字批准方可报销。秘书长申请报销的发票原则上由理事长负责审批;理事、监事申请报销的发票须由秘书长证明,由理事长审批;理事长申请报销的发票须由监事证明、秘书长审批。

  9)所有支出必须在发生后10个工作日内报销(特殊情况经有关负责人批准可在三个月内报销)。

  4.借款管理

  1)因工作实际需要,可以事先借款。申请人需填写借款单,明确说明借款事由,列明借支用途的明细项目及所需金额、还款日期,且经会计审核,交秘书长审批之后到出纳处领取款项。

  2)所有借款需尽快持相关发票报账或还款,前款不清,后款不借。

  5. 现金管理

  1)为工作需要办公室常备库存现金,由出纳保管。库存现金余额不超过3000元。

  2)出纳可以根据本制度规定和现金余额自主决定存取款。

  3)会计每月一次不定期盘点现金,核对备用金收支与银行账户记录。

  6. 账户管理

  1) 基金会开设一个银行基本账户,可根据实际情况开设一般存款账户、专用存款账户。

  2) 账户预留银行印鉴应分开保管,一人不能同时保管全部银行预留印鉴。个人印鉴由会计保管,财务专用章由出纳保管,并存放于与任何私人物品分开的上锁的柜子里。

  3) 出纳应编制银行存款余额调节表,会计应每月至少核对一次银行账户,并使银行存款账面余额与银行对账单余额调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理并填制未达帐调节表.

五、实物验收与固定资产清查制度

  1. 建立实物验收制度。对购置的流动资产和固定资产由办公室进行实物验收,交专人管理,并建立备查帐,领用时进行签字登记。

  2. 建立音像资料集中保管制度。因工作性质经常需要通过拍照、录音、摄像等方式来记录的声像资料是宝贵的历史资料和工作记录,原则上须由基金会统一收集保管、资源共享。工作人员和项目组成员,凡因工作需要作出上述记录并通过财务报销费用的(如购置录音带、录像带、光盘及照片冲扩费、刻盘费等),需在该项工作完成报销有关费用的同时,将上述资料交办公室专人保管,因工作需要领用时,需签字登记,用毕及时归还。因个人原因造成丢失的,需视情节做相应赔偿。

  3. 建立固定资产清查制度。因工作需要购置的各种固定资产,实行办公室专人验收登记、使用者领出登记并负责保管、年终财务清查制度。对在工作中发生的正常的固定资产损毁与报废,应通过会计处理程序进行固定资产的清理,不得擅自变卖和处理。对于因个人原因造成的固定资产损毁与报废,应分清责任,需由个人进行赔偿的部分应做相应的帐务处理。财务人员年终应对所有固定资产进行全面清查,发现帐实不符、固定资产非正常损毁等问题时,应查找原因,及时处理。

六、税务管理

  1. 由于基金会是非营利性组织,基金会成立后应及时到主管税局或民政局申请“公益性捐赠税前扣除资格”和“免税资格认定”。未核准前应每年到税局办理报备。

  2. 个人所得税:

  基金会对个人所得税有代扣代缴义务,分别不同情况,适用不同的税率。

  1) 基金会员工:适用工资薪金所得超额累进税率;

  2)战略顾问:根据实际情况适用劳务报酬所得比例税率或稿酬比例税率;

  3)从基金会领取报酬的专职理事:适用工资薪金所得超额累进税率。

七、会计凭证和账簿管理

  请参照国家制度的《会计基础工作规范》执行。

八、审计

  1. 为提高社会公信力,基金会每年进行一次社会有资质机构的审计,并将审计报告提供给捐赠人。

  2. 本着对捐赠人负责的原则,基金会的财务工作有义务接受捐赠人进行的审计或委托的审计。

  3. 基金会内部财务审计的具体操作方式由理事会讨论后另行规定,根据规定进行内部审计。

九、财务报告

  1. 会计负责每月结束后15日内编制基金会财务月度报告,其中应当包括基金会的财务支出情况以及年度预算与实际支出的对照表,并提交秘书长和理事长审查。

  2. 会计负责每月结束后15日内编制所管理的项目或活动的预算与实际支出对照表,提交项目负责人、秘书长和理事长审查。

  3. 会计提交给项目捐赠方的财务报告,必须在递交前经项目负责人确认后,提交秘书长和理事长审查。

  4. 财务人员于每一个会计年度结束后30日(即1月30日)内,向理事会提交基金会的年度财务报表,年度预算总结报告。

  

广东省绿芽乡村妇女发展基金会